11 técnicas para ser más eficiente como emprendedor

11 técnicas para ser más eficiente como emprendedor

Ser emprendedor supone tener que trabajar a horas impensables, en días festivos y en tareas muy diversas. Las técnicas de productividad ayudan a aprovechar el tiempo lo mejor posible.


 

Técnicas para mejorar tu productividad

 
En este artículo veremos algunas técnicas que ayudarán a mejorar la eficiencia a cualquier emprendedor que las ponga en práctica. Son técnicas que mejorarán la concentración y disminuirán los tiempos improductivos en el día a día.

 

La técnica Pomodoro

Técnica: se basa en dividir la jornada laboral en pomodoros o periodos de tiempo limitados (normalmente 25 minutos), tras los cuales tendremos una pausa breve (5 minutos, por ejemplo). Cada cierto número de pomodoros (4 es lo más normal) la pausa será algo más prolongada (15 minutos).

Beneficios:

  • Mayor concentración, al ser periodos cortos de tiempo.
  • Mejora continua, pues en cada pausa reflexionaremos sobre el pomodoro realizado.
  • Sensación de logro, ya que vemos los avances realizados cada pomodoro.
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    Ejemplo: 25′ (pomodoro) + 5′ (pausa breve) + 25′ + 5′ + 25′ + 5′ + 25′ + 15′ (pausa larga).

     

    Get Things Done (GTD)

    Técnica: el objetivo de esta técnica es sacar de nuestra cabeza las tareas que tenemos que realizar apuntándolas aparte. Para ello, cada tarea pasa por 5 fases:

     

     
  • Recopilar los recordatorios, apuntándolos.
  • Procesar lo recopilado uno por uno siguiendo estos pasos: si se puede hacer en menos de 2 minutos, hacerlo en el momento; si no, posponerlo; y si no es nuestra tarea, delegarla a quien corresponda.
  • Organizar lo procesado en función de la prioridad que requiera.
  • Revisar lo organizado diariamente, y hacer modificaciones si es necesario.
  • Hacer es la última y más importante de las fases.
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    Beneficios: si pasamos todas las tareas que recibamos por este proceso, veremos un avance contínuo, además de tener las tareas priorizadas, lo que nos lleva a hacer la tarea necesaria en cada momento.

     

    Deporte y/o meditación antes y durante el trabajo

    Técnica: Creo que son más que sabidos los beneficios que aporta el realizar algún tipo de actividad física (deporte o meditación)  a la productividad laboral. No solo nos referimos a hacer deporte antes o después de la jornada de trabajo, sino también durante la misma.

    Beneficios: Dedicar los descansos entre pomodoro y pomodoro para realizar estiramientos, por ejemplo, mejorará nuestra concentración y, en consecuencia, nuestra eficiencia.

     

    No a la multitarea

    Técnica: poco que explicar tiene este hábito. Simplemente es no realizar más de una tarea al mismo tiempo, a no ser que sean dos tareas muy conectadas entre sí.

    Beneficios: Si a las técnicas vistas hasta ahora añadimos realizar una tarea cada vez, veremos cómo aumenta nuestra concentración y terminamos más tareas en menos tiempo. Realizar varias tareas al mismo tiempo, salvo excepciones como la nombrada antes, resta productividad.

     

    Programar las horas de comunicación

    Técnica: leer y enviar correos, atender whatsapp u otras acciones comunicativas son tareas que cortan la concentración de la actividad principal. La idea es limitar los tiempos en los que atendemos las tareas comunicativas. Preferiblemente, a primera hora de la mañana, para que el destinatario lo reciba y pueda responder durante el día, y a última de la tarde.

    Beneficios: mejorará nuestra concentración y ahorraremos tiempo.

     

    Técnicas ágiles aplicadas a cualquier proyecto

    Técnica: las técnicas ágiles se suelen aplicar sobre todo en proyectos tecnológicos, pero sus principios son aplicables a cualquier proyecto. Scrum o Kanban son dos de estas técnicas. En general, se basan en fijar un objetivo principal que dividiremos en tareas que puedan ser terminadas en un día. Estas tareas las priorizaremos y las realizaremos en función de las necesidades. Estableceremos periodos de tiempo llamados “sprints” (1 semana) en los que fijaremos las tareas a realizar. A su vez, indicaremos las tareas a realizar cada día.

    Un concepto muy interesante son las reuniones que se trabajan en “Scrum”. Se realiza una primera reunión para fijar el objetivo principal, otra para fijar las tareas de cada sprint y una reunión diaria  en la que cada miembro del equipo explica en menos de 1 minuto qué hizo ayer, qué problemas encontró (si los hubo) y qué hará hoy. También se realiza una reunión final de cada sprint para ver qué ha ido bien y qué se puede mejorar.

     

     

    Beneficios: de esta forma, se ve un avance continuo de las tareas, además de tener la capacidad de mejorar y cambiar la forma de trabajo en función de los resultados que vayamos viendo. También se tiene un control sobre las tareas que estamos realizando y nos apoyamos en el resto del equipo al compartir nuestra experiencia cada día.

    Algunas herramientas que nos pueden ayudar para aplicar estas técnicas son Trello, Asana o Taiga.

    Si quieres saber más sobre técnicas ágiles, puedes leer el libro “Métodos Ágiles y Scrum“.

     

    Priorización de tareas

    Técnica: unida a las técnicas ágiles y a la fase de organizar en Get Things Done está la priorización de tareas. Existen múltiples formas de priorizar, por lo que tendremos que buscar la que más se adapte a nuestras necesidades:

  • Por tiempo estimado.
  • Según la urgencia e importancia (visto más a fondo en el siguiente punto).
  • Según la complejidad.
  • Dependencia: ¿esta tarea necesita otra para que pueda ser realizada?.
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    Beneficios: si priorizamos las tareas de forma correcta, seremos más productivos y avanzaremos el trabajo de una forma más controlada.

     

    Distingue tareas importantes y urgentes

    Técnica: a menudo confundimos tareas importantes con tareas urgentes. Las tareas importantes son las que tienen consecuencias muy importantes si se realizan o si no. Las urgentes son las que tienen que requieren ser hechas de inmediato. Así, nos surgen 4 posibilidades:

  • Urgente e Importante: hay que realizarla lo antes posible.
  • Urgente pero no Importante: si podemos, la debemos delegar.
  • Importante pero no urgente: la retrasaremos solo si hay tareas urgentes e importantes.
  • Ni urgente ni importante: para el final, si tenemos tiempo para ella.
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    Beneficios: es un paso más en la priorización de tareas, con el consiguiente aumento de productividad y control del trabajo.

    Ejemplo: si somos emprendedores autónomos y nos dedicamos a exportar productos de compañías locales al extranjero, una tarea urgente puede ser llamar al proveedor para que prepare un envío, mientras que una tarea importante sería tener una página web que nos permita conseguir más clientes.

    Este hábito, junto a otros, se explica en detalle en el muy recomendable libro “Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas“.

     

    Organiza las reuniones y no las olvides

    Técnica: con el fin de evitar reuniones interminables es importante preparar las reuniones con antelación, acorde con la importancia de la misma. Definir tiempos para cada tema a tratar, tiempo máximo de la reunión, etc. Estamos hablando de reuniones diferentes a las realizadas en la técnica ágil “Scrum”, ya que estas reuniones tienen su propia organización de tiempos, temas y roles de cada persona. Además, al terminar una reunión, alguien debe tomar nota (acta) de lo que se ha tratado en ella.

    Beneficio: evitaremos perder tiempo en reuniones y, al dar turnos para cada tema y persona, escucharemos las opiniones de todos los integrantes de las mismas.

     

    No olvides el networking

    Técnica: tanto crear nuevos contactos como retomar el contacto con contactos antiguos, es algo primordial para cualquier emprendedor. Tuve una profesora especialista en gestión del talento que decía que deberíamos conocer, como mínimo, a 5 personas nuevas todos los días. No con afán de negociar, sino de conocer sus negocios, cómo trabajan, etc.

    Beneficio: si sabemos cómo realizar un buen networking, será más fácil conseguir nuevos clientes. Además, nos ayuda a ver nuevas ideas, nuevos proyectos, conocer personas con las que crear sinergias en un futuro, pero sobre todo, nos carga las pilas para seguir emprendiendo.

     

    Piensa antes de empezar una tarea repetitiva

    Técnica: tareas como recabar datos de listados, enviar mails de forma masiva, revisar datos de nuestros usuarios y otras similares nos quitan mucho tiempo. Antes de comenzar, es preferible pararnos a pensar si hay alguna forma de agilizarla, ya sea automatizándola de alguna manera o estudiando cuál es el proceso más rápido para realizarla.

    Beneficio: puede suponer un gran ahorro de tiempo en tareas que, además, pueden llegar a agobiar al personal por su naturaleza repetitiva.

    Ejemplo: tenemos que pasar unos 5.000 datos de una página web a una hoja Excel. Antes de ponernos a copiar y pegar, lo ideal sería pensar cómo puedo exportar esos datos de forma automática. Resulta que existen herramientas que nos ayudan a este fin, como el propio Excel. Lo que podría llevarnos días de trabajo, lo podríamos resolver en unas pocas horas.

     

    Estas técnicas no son milagrosas, y será necesaria fuerza de voluntad y perseverancia para que funcionen. Lo más difícil no es ponerlas en práctica, sino conseguir que perduren en el tiempo y que sean aplicadas por todo nuestro equipo. Lo que está claro, es que, una vez puestas en práctica, veremos cómo mejora nuestra productividad en el trabajo considerablemente.
     
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    © Un artículo de Carlos Fernández, emprendedor. Actualizado el 1 de diciembre de 2016
     
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